Generelle oplysninger

Flexum ApS
Lyngbyvej 83A
2100 København Ø

CVR-nr.: 40405798

Tlf.: +45 70 555 255
Email: kontakt@flexum.dk
Hjemmeside: www.flexum.dk

Ansøgning om Virtuelt Kontor

Indsendelse af dokumentation

For at oprette et Virtuelt Kontor hos Flexum Coworking, skal der indsendes gyldig legitimation samt dokumentation for virksomhedens registrering. Dette inkluderer sygesikringsbevis eller pas for ejeren/direktøren, samt CVR-registreringsbevis eller stiftelsesdokument for nye virksomheder.

Underskrift af kontrakt

Aftalen træder først i kraft, når kontrakten er underskrevet digitalt via vores system. Kontrakten indeholder alle vilkår for samarbejdet.

Booking af lokaler

Alle bookinger af mødelokaler, kontorer og andre faciliteter sker elektronisk via vores bookingsystem. Ved booking accepterer du de gældende vilkår for brug af lokalet, herunder afbestillingsregler og betalingsbetingelser.

Elektronisk kommunikation

Ved at indgå aftale med Flexum Coworking accepterer du at modtage al kommunikation elektronisk, herunder fakturaer, påmindelser, nyhedsbreve og anden relevant information vedrørende dit abonnement eller din booking.

Samtykke til billeder og markedsføring

Ved brug af Flexum Coworkings faciliteter giver du samtykke til, at der kan blive taget billeder i fællesarealerne, som kan bruges til markedsføringsformål. Hvis du ikke ønsker at fremgå på billeder, bedes du give besked til personalet.

Klager og Feedback

Vi tager klager og feedback seriøst. Hvis du har en klage eller forslag til forbedringer, bedes du kontakte os på kontakt@flexum.dk eller +45 70 555 255. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser inden for 2 hverdage.

Priser og Betaling

  • Alle priser på hjemmesiden er angivet ekskl. moms, medmindre andet er angivet.
  • Betaling for Virtuelt Kontor og andre abonnementer opkræves månedsvis forud via automatisk kortbetaling.
  • Ved booking af lokaler betales ved bekræftelse af booking.
  • Flexum benytter Stripe som betalingsløsning for sikker håndtering af kortoplysninger.
  • Fakturaer fremsendes elektronisk til den oplyste e-mailadresse.
  • Ved ændring af priser gives der minimum 30 dages varsel.

Manglende betaling

  • Ved manglende betaling fremsendes en påmindelse efter 7 dage.
  • Ved fortsat manglende betaling efter 14 dage pålægges et rykkergebyr på 100 kr.
  • Ved manglende betaling efter 30 dage forbeholder Flexum Coworking sig retten til at suspendere eller opsige aftalen.
  • Ved suspension af Virtuelt Kontor ophører posthåndtering og brug af adresse.
  • Udestående beløb kan overgives til inkasso, og alle omkostninger herved pålægges kunden.

Lejemålet / Virtuelt Kontor

  • Virtuelt Kontor giver ret til at bruge Flexum Coworkings adresse som virksomhedsadresse.
  • Adressen må kun bruges til lovlig virksomhed og må ikke anvendes til aktiviteter, der kan skade Flexum Coworkings omdømme.
  • Flexum Coworking forbeholder sig retten til at afvise eller opsige aftaler med virksomheder, der vurderes at være i strid med dette.
  • Brug af lokaler og fællesarealer sker efter Flexum Coworkings husorden og retningslinjer.

Post- og Pakkehåndtering

  • Flexum Coworking modtager og opbevarer post og pakker for kunder med Virtuelt Kontor.
  • Kunder får besked om modtaget post via den digitale postkasse (kun for Plus-abonnement).
  • Post opbevares i op til 30 dage, hvorefter den returneres til afsender.
  • Pakker over 5 kg eller med særlige opbevaringskrav kan medføre ekstra gebyrer.
  • Flexum Coworking påtager sig intet ansvar for indholdet af modtaget post eller pakker.
  • Videresendelse af post kan tilkøbes som ekstra service.

Opsigelse

Opsigelse af abonnementer og aftaler skal ske via denne formular eller via e-mail til kontakt@flexum.dk.

Virtuelt Kontor

Aftalen kan opsiges med 1 dags varsel, lejere er ikke berettiget delvis refundering, hvis opsigelsen falder i en betalingsperiode.

Telefonpasning

Opsigelse kan ske med 1 måneds varsel til udgangen af en måned.

Lokale leje

Afbestilling af bookede lokaler skal ske minimum 24 timer før bookingens start for at undgå fuld betaling. Ved afbestilling mindre end 24 timer før opkræves fuld pris.

Adressebrug efter opsigelse

Efter opsigelse af Virtuelt Kontor skal Flexums adresse fjernes fra alle virksomhedsregistreringer, hjemmesider, brevpapir og øvrigt materiale inden for 14 dage efter opsigelsesperiodens udløb. Fortsat brug af adressen efter denne periode betragtes som misbrug og kan medføre retslige skridt samt krav om betaling for den periode, adressen fortsat er i brug.

COVID-19 og ekstraordinære forhold

I tilfælde af force majeure, herunder men ikke begrænset til pandemier, naturkatastrofer eller myndighedspåbud, kan Flexum Coworking være nødsaget til at begrænse adgangen til faciliteter eller ændre services midlertidigt. I sådanne tilfælde vil Flexum Coworking bestræbe sig på at informere alle berørte kunder hurtigst muligt og tilbyde rimelige alternativer.

Retten til at nægte service

Flexum Coworking forbeholder sig retten til at nægte eller opsige samarbejde med virksomheder eller personer, der efter Flexum Coworkings vurdering driver ulovlig virksomhed, optræder truende eller respektløst over for personale eller andre kunder, misligholder betalingsforpligtelser gentagne gange, eller på anden måde handler i strid med god forretningsskik.

Depositum

Ved oprettelse af Virtuelt Kontor kan der opkræves et depositum svarende til 1-2 måneders abonnement. Depositum tilbagebetales ved korrekt opsigelse og aflevering af eventuelle nøgler, minus eventuelle udestående beløb eller gebyrer for manglende fjernelse af adresse fra registre.

Fortrolighed og Persondata

Flexum Coworking behandler alle kundeoplysninger fortroligt og i overensstemmelse med gældende GDPR-lovgivning. Persondata bruges udelukkende til administration af kundeforholdet og vil ikke blive videregivet til tredjeparter uden samtykke, medmindre det er påkrævet ved lov. Se vores fulde privatlivspolitik på hjemmesiden for mere information.

Ændringer af betingelser

Flexum Coworking forbeholder sig retten til at ændre disse betingelser med 14 dages varsel. Væsentlige ændringer vil blive kommunikeret via e-mail. Fortsat brug af Flexum Coworkings services efter varselsperioden betragtes som accept af de opdaterede betingelser.

Refusion

Forudbetalte abonnementer og bookinger refunderes som udgangspunkt ikke. Undtagelser kan forekomme ved særlige omstændigheder efter Flexums vurdering. Kontakt os for at drøfte eventuelle undtagelser.

Klagemuligheder

Hvis du som forbruger ikke er tilfreds med vores håndtering af en klage, kan du indgive en klage til:

Center for Klageløsning

Nævnenes Hus

Toldboden 2

8800 Viborg

Hjemmeside: www.naevneneshus.dk

Du kan også benytte EU-Kommissionens online klageplatform til onlinetvister (ODR):

Prismatch på Virtuelt Kontor

Flexum Coworking tilbyder prismatch-garanti på Virtuelt Kontor-abonnementer. Finder du en tilsvarende service billigere hos en anden dansk udbyder, matcher vi prisen.

Hvad garantien omfatter

  • Sammenlignelige Virtuelt Kontor-services fra danske udbydere
  • Services med tilsvarende indhold (adresse, posthåndtering, etc.)
  • Prisforskelle på minimum 50 kr. pr. måned

Sådan bruger du prismatch

  • Kontakt os med dokumentation for konkurrentens pris (link til hjemmeside eller tilbud)
  • Vi verificerer at servicen er sammenlignelig
  • Ved godkendelse tilpasses din pris fra næste betalingsperiode

Undtagelser

  • Kampagnetilbud, introduktionspriser eller tidsbegrænsede rabatter
  • Udbydere uden fysisk adresse i Danmark
  • Services der ikke er direkte sammenlignelige i indhold
  • Priser der ikke er offentligt tilgængelige

Sådan udbetales prisnedsættelsen

Ved godkendt prismatch nedsættes dit abonnement til den matchede pris. Prisnedsættelsen gælder så længe konkurrentens pris er gyldig og servicen forbliver sammenlignelig.

Misbrug og ophør

Flexum Coworking forbeholder sig retten til at afvise prismatch-anmodninger ved mistanke om misbrug, herunder falske tilbud eller koordinerede forsøg på at opnå urimelige rabatter. Prismatch-garantien kan til enhver tid ændres eller ophæves med 30 dages varsel.